SOP là một thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu được nghĩa của thuật ngữ này. Để hiểu rõ hơn về sop là gì, cũng như quy trình thao tác chuẩn SOP ra sao, mời bạn đọc tham khảo ngay bài viết sau đây của chúng tôi!
Sop là viết tắt của từ gì?
SOP được viết tắt bởi từ Standard operating procedure, có nghĩa là quy trình thao tác chuẩn. Đây là hệ thống các quy trình được tạo ra với mục đích hướng dẫn, duy trì chất lượng công việc.
Nếu thực hiện đúng theo các bước trong quy trình này sẽ giúp chúng ta có thể tránh khỏi được các sai sót, đặc biệt giúp người mới nhanh chóng làm quen được với môi trường làm việc.
Quy trình thao tác chuẩn SOP được áp dụng trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau, có thể kể đến như: Khách sạn, y tế, hàng không, nhà hàng, giáo dục, công nghiệp,… ngay cả quân sự.
Lợi ích SOP mang lại
Việc áp dụng SOP giúp tránh khỏi các sơ sót nếu như chúng ta thực hiện theo đúng các bước trong quy trình. SOP cũng là cơ sở để nhằm giúp đào tạo nhân viên mới, để họ có thể nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc.
Sop mang lại rất nhiều lợi ích cụ thể như:
- Tiết kiệm thời gian.
- Tránh tình trạng bị lãng phí tài nguyên.
- Ổn định chất lượng, tăng hiệu suất công việc.
- Giúp các nhân viên có trách nhiệm hơn trong công việc.
- Tạo môi trường làm việc đảm bảo an toàn.
Những định nghĩa khác liên quan đến SOP
Sop là gì du học, sản xuất, dược,… Có thể thấy sop được áp dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực. Sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu đến các bạn một số định nghĩa khác có liên quan đến sop như:
SOP là gì trong lĩnh vực sản xuất?
SOP trong sản xuất là hệ thống quy trình được thiết lập để nhằm đảm bảo mọi quá trình sản xuất, cung ứng dịch vụ được diễn ra chuẩn mực, đạt chất lượng, cũng như hạn chế tối đa sai sót có thể xảy ra. Điều này giúp người lao động hình thành được một thói quen làm việc theo quy trình chung, giúp nâng cao năng suất và hiệu quả công việc.
SOP là gì trong ngành Dược?
Trong ngành dược sop là quy trình hay thao tác chuẩn được văn bản hóa về các trình tự, thao tác hoạt động trong nhà thuốc. Giúp kiểm soát chặt chẽ các quá trình mua, bán dược phẩm, cũng như định hình chất lượng sản phẩm đạt hiệu quả cao.
Những quy trình chuẩn này cần được xây dựng và thông qua với tất cả nhân viên, lấy ý kiến của họ để có thể tạo ra được một SOP hoàn thiện, chuẩn xác. Chủ nhà thuốc sẽ phê duyệt quy trình và đưa vào sử dụng.
SOP trong xuất, nhập khẩu?
SOP trong xuất, nhập khẩu là hệ thống quy trình thao tác chuẩn gồm tổng thể với nhiều công việc liên quan đến: hàng hóa, vận chuyển, đóng gói, lưu kho, bảo quản hàng hóa cho tới khi được tiêu thụ đến tay người tiêu dùng.
Hệ thống thao tác chuẩn SOP giúp cho các doanh nghiệp có thể tiết kiệm được thời gian, công sức, tiền bạc sao cho hiệu quả nhất.
Sop là gì trong logistics?
Logistics là chuỗi cung ứng với những công việc liên quan đến hàng hóa gồm đóng gói, vận chuyển, lưu kho, bảo quản sản phẩm cho tới khi được giao đến người tiêu thụ cuối cùng.
Logistics là điểm mạnh, giúp phát huy lợi thế cạnh tranh của các doanh nghiệp. SOP trong Logistics rất cần thiết để giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức và tiền bạc.
Xem thêm: Logistics là gì? Mức lương ngành Logistics và cơ hội việc làm
Cách xây dựng được một quy trình thao tác chuẩn sop?
Để xây dựng được một quy trình thao tác chuẩn SOP cần thực hiện các bước như sau:
- Bước 1: Lên danh sách các quy trình công việc
- Bước 2: Lập kế hoạch đối với SOP
- Bước 3: Trao đổi với nhân viên quy trình SOP
- Bước 4: Ghi chú kết quả của quá trình
- Bước 5: Cập nhật SOP một cách thường xuyên
Để có thể vận hành quy trình SOP đạt hiệu quả, bạn cần lưu ý những điều cơ bản như sau:
- Mọi công việc đều cần phải có SOP
- Nội dung cần rõ ràng, dễ hiểu để mọi người dễ tiếp thu
- Các SOP phải được xem xét, phê duyệt bởi người có thẩm quyền, luôn xem xét và cập nhật thường xuyên
- Nội dung và hình thức thay đổi linh hoạt nhằm phù hợp với từng bộ phận, phòng ban.
Hướng dẫn cách để vận hành quy trình chuẩn (sop)
Đối với cấp quản lý
Nhà quản lý chính là người trực tiếp hướng dẫn, truyền đạt quy trình SOP đến nhân viên cấp dưới. Vì thế người quản lý cần phải nắm được quy trình công việc, kiểm soát công việc một cách chặt chẽ, kịp thời phát hiện, xử lý những sai sót khi thực hiện.
Người quản lý cần phải biết cách lắng nghe ý kiến nhân viên về những vấn đề phát sinh hoặc không phù hợp nhằm hoàn thiện, cải tiến quy trình SOP.
Xem thêm: Debit note là gì? Phân biệt Credit note và Debit note
Đối với nhân viên
Nhân viên là người trực tiếp thực hiện công việc, chịu trách nhiệm để làm theo quy trình SOP chuẩn dưới sự hướng dẫn của cấp trên. Cho nên họ cần phải có ý thức để tự giác hoàn thành tốt công việc được giao, không làm sai nghiệp vụ của mình.
Nhân viên cũng cần phải thực hiện góp ý, đề xuất các giải pháp cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ, giúp công việc có thể đạt được hiệu quả cao hơn.
Nhân viên không phải người đặt ra quy trình SOP, cho nên không tự ý sáng tạo hay thay đổi quy trình có sẵn. Nhân viên cần phải lắng nghe các ý kiến của khách hàng để có những đề xuất nhằm cải thiện quy trình SOP sao cho hiệu quả.
Hy vọng, qua bài viết này có lẽ mọi người đã hiểu rõ được SOP là gì? cũng như những lợi ích, cách để xây dựng quy trình chuẩn sop sao cho hiệu quả!
