Cover letter là gì? 6 bước viết Cover Letter chuyên nghiệp nhất

Không chỉ riêng CV mà Cover Letter cũng là thứ không thể thiếu trong bộ hồ sơ xin việc nữa đấy. Vậy bạn đã tìm hiểu Cover Letter là gì chưa? Ứng viên nên viết gì trong Cover Letter của mình để gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng? Sau đây là các hướng dẫn hướng dẫn viết Cover Letter, giúp bạn có thể viết thư ứng tuyển xuất sắc nhất.

Cover Letter là gì?
Các bạn sinh viên sắp ra trường đã biết khái niệm Cover Letter nghĩa là gì chưa?

Cover letter là gì?

Trong tiếng Việt, khái niệm Cover Letter là gì? Cụm từ Cover Letter nghĩa là Đơn/Thư xin việc, Thư ứng tuyển của các ứng viên khi đi xin việc. Chức năng của Cover Letter là gì? Nó được dùng để bày tỏ nguyện vọng được ứng tuyển vào những vị trí họ đang nhắm tới đến nhà tuyển dụng (NTD). 

Cover Letter có thể được viết tay hoặc đánh máy, trong đó có đề cập đến lý do vì sao ứng viên lại lựa chọn doanh nghiệp để ứng tuyển cũng như các điểm mạnh và kỹ năng phù hợp để doanh nghiệp lựa chọn bạn.

Giống như CV, Cover Letter cũng có vai trò quan trọng, thậm chí trong một số trường hợp, nó còn quan trọng hơn. Nhiệm vụ chính của Cover Letter đó là gây ấn tượng với NTD. Vì thông thường, NTD sẽ đọc Cover Letter trước tiên, rồi đưa ra quyết định xem có nên xem tiếp CV của bạn hay không.

Chức năng của Covering Letter là gì
Tìm hiểu rõ chức năng của Covering Letter là gì để mở rộng cơ hội nghề nghiệp của mình

Một Cover Letter cô đọng và súc tích nhưng đầy đủ ý, đặc biệt là tạo ấn tượng nhất định sẽ nắm lấy cơ hội được NTD phỏng vấn chỉ trong vòng 30s.

Có phải Cover Letter còn được gọi là Motivation Letter hay không?

Motivation Letter là gì và có giống Letter Cover hay không? Bạn có thắc mắc Cover Letter tiếng Anh có từ nào đồng nghĩa hay không, mẫu Cover Letter tiếng Anh có khác Cover Letter tiếng Việt không? Trong tiếng Anh, Cover Letter, Covering Letter hay Motivation Letter đều mang ý nghĩa là thư ứng tuyển được gửi kèm CV.

Nếu như CV trình bày đầy đủ tất cả quá trình học tập, làm việc trước đây của bạn thì Cover letter – Motivation Letter chính là thứ làm nổi bật các điểm mạnh có liên quan tới vị trí công việc. Việc viết thư ứng tuyển giúp nhà tuyển dụng xác định và tìm ra những ứng viên phù hợp với vị trí mà công ty đang cần.

Cấu trúc cơ bản của một Cover Letter

Điều gây ấn tượng nhất với nhà tuyển dụng qua một bản Cover Letter là gì? Cấu trúc cơ bản của một Cover Letter (thư xin việc) chuẩn sẽ gồm có 4 phần theo thứ tự dưới đây:

Phần 1: Thông tin liên lạc

Ứng viên nên bắt đầu viết thư ứng tuyển bằng thông tin liên lạc của mình và sau đó là thông tin liên lạc của nhà tuyển dụng. Cụ thể, sau phần giới thiệu về bản thân, bạn cần xác định rõ lá thư này được gửi tới ai,họ là nhà tuyển dụng nào. Quan sát ví dụ dưới đây để có thể hiểu rõ hơn nhé!

Ví dụ:

Họ Tên: Nguyễn Văn A

Địa chỉ: Số 175 đường Chùa Láng – Đống Đa – Hà Nội 

Số điện thoại: 0123456789 

Gmail: nguyenvana123@gmail.com

Kính gửi: Ông Trần Ngọc B

Giám đốc nhãn hiệu Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Quốc tế X

Địa chỉ số 79 – Hồ Tùng Mậu – Hà Nội

Phần 2: Lý do

Nội dung của bước tiếp theo là nêu ra lý do bạn gửi đơn ứng tuyển, và bạn biết đến tin tuyển dụng của công ty qua phương tiện truyền thông nào. 

Ví dụ:

Ngày … tháng … năm …

Thư ứng tuyển vị trí Nhân viên Kinh doanh

Thưa ông Trần Ngọc B,

Thông qua trang tuyển dụng của Quý Công ty trên mạng xã hội Facebook, tôi được biết Quý Công ty đang cần tuyển nhân sự cho vị trí nhân viên Marketing. Tôi rất mong muốn có cơ hội được thử sức mình tại môi trường làm việc năng động, sáng tạo của Quý Công ty. Với trình độ và kinh nghiệm mà bản thân mình đã tích lũy được trong thời gian qua, tôi tự tin có thể đảm nhiệm tốt vai trò này tại Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Quốc tế ABC.

Phần 3: Phần nội dung trọng tâm

Viết thư ứng tuyển, ở phần trọng tâm, bạn cần nêu chi tiết điểm mạnh, kinh nghiệm và các kỹ năng phù hợp với vị trí Nhân viên Kinh doanh này. Hãy để nhà tuyển dụng nhận ra rằng bạn rất mong muốn có được cơ hội làm việc tại công nên mới viết thư ứng tuyển. Bạn cũng cần cho công ty biết mục tiêu nghề nghiệp trong ngắn hạn và dài hạn, để họ thấy bạn chung hướng đi với họ, phù hợp với giá trị cốt lõi và sứ mệnh của công ty.

Bên cạnh đó, khi viết thư ứng tuyển, bạn nên trình bày ra những lợi ích cụ thể của công ty nếu họ thuê bạn về làm việc. Họ cần hiểu giá trị nổi bật của bản thân bạn, những gì bạn có thể làm được và điều đó giúp công ty phát triển ra sao.

Tiếp tục ví dụ với vị trí Nhân viên Kinh doanh trên: 

Sau khi tốt nghiệp hệ chính quy chuyên ngành Marketing/Quản trị thương hiệu tại trường Đại học Thương mại, tôi đã từng làm việc tại Công ty Tư Vấn Giáo Dục và Đào Tạo XYZ với vị trí Nhân viên Marketing. 

Trong suốt thời gian 2 năm làm việc tại đây, tôi đã có cơ hội trực tiếp tham gia các hoạt động Marketing/ PR, nghiên cứu về sản phẩm của công ty cũng như các đối thủ cạnh tranh, nắm bắt và hiểu được tâm lý, nhu cầu của người tiêu dùng đối với thị trường tư vấn du học. 

Cùng các thành viên trong đội, tôi đã xây dựng và thực hiện các chiến lược Marketing hiệu quả, phát triển về thương hiệu sản phẩm của công ty, đồng thời đóng góp giá trị tăng 45% doanh thu của sản phẩm.

Ngoài ra, trước đây tôi đã từng tham gia làm cộng tác viên biên dịch cho một số trang báo lớn như VNexpress, Vietnambiz,…

Tôi khá tự tin trong quá trình giao tiếp bằng cả 2 ngôn ngữ: tiếng Việt và tiếng Anh. Bản thân tôi còn có khả năng phân tích và tổng hợp thông tin tốt, với tinh thần không ngừng học hỏi và cầu tiến. Tôi tin rằng những kỹ năng của bản thân mình hoàn toàn phù hợp với tiêu chí tuyển dụng của Quý công ty.

Phần 4: Lời kết thư

Ở phần cuối cùng của một bản Cover Letter, bạn cần phải thể hiện cho nhà tuyển dụng biết mong muốn được phỏng vấn của bạn ra sao, bạn có thể đóng góp nhằm xây dựng giá trị cho công ty hay không,… Đừng quên ghi rõ thông tin liên hệ của bạn kèm theo lời cảm ơn chân thành đến họ khi viết thư ứng tuyển.

Ví dụ:

Tôi rất mong muốn được Quý công ty tạo cơ hội để có thể chứng minh những năng lực mình có để đóng góp công sức vào sự phát triển chung của công ty, đặc biệt là bộ phận Kinh doanh. Trong trường hợp Quý công ty cần thêm thông tin hoặc trao đổi về vấn đề gì, xin vui lòng liên lạc với tôi qua số điện thoại: 0123-456-789.

Tôi xin chân thành cảm ơn và kính chúc Quý công ty ngày càng thành công, phát triển!

                                                                                       Hà Nội, ngày … tháng … năm …

                                                                                                       Người làm đơn

                                                                                                        Nguyễn Văn A

mẫu thư giới thiệu xin việc
Ảnh minh họa mẫu thư giới thiệu xin việc chuẩn bạn nên tham khảo

Một Cover Letter chuyên nghiệp cần những yếu tố nào?

Những thông tin cơ bản

Nếu Letter Cover được mở đầu bằng một lời chào có thông tin không rõ ràng sẽ tạo cảm giác ứng viên đang đi rải đơn và không đầu tư công sức để tìm hiểu về công ty. Thường thì một  Letter Cover sẽ ấn tượng hơn nếu bạn có tên người gửi cụ thể, hoặc chí ít tên công ty cụ thể. Ví dụ như: Kính gửi: Trần Ngọc B – Giám đốc nhãn hiệu Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Quốc tế X.

Yếu tố quan trọng thứ 2 đó chính là format tổng thể của Letter Cover đã chuẩn chưa. Đầu tiên là  Letter Cover có nằm trọn vẹn trong 1 trang không hay sẽ dài hơn. Phần đầu của Letter Cover đã bao gồm các thông tin cá nhân của ứng viên và của nhà tuyển dụng hay chưa. Phần đầu này nên có ít nhất từ 3-4 đoạn nội dung.

Cuối cùng, khi nhà tuyển dụng đọc lướt Letter Cover, điều mà họ muốn thấy đó chính là sự liên quan giữa yêu cầu của vị trí công việc và nội dung bạn thể hiện trong đó. 

Ví dụ một công việc Marketing cần người biết chạy sự kiện thì ý chính trong Letter Cover phải bao gồm các thông tin như xây dựng kế hoạch sự kiện, quản trị rủi ro, logistic,… chứ không phải là kinh nghiệm làm việc với các con số hay phẩm chất chăm chỉ, nhiệt tình,…

Câu mở đầu thì nên ấn tượng

Hãy thử tưởng tượng nếu tất cả Cover Letter của mọi ứng viên đều sao y bản chính, và bạn cũng giống hệt họ thì làm sao có thể tạo nên khác biệt được với các ứng viên khác? 

Cover Letter gần như một loại thư cá nhân, vì vậy nên yếu tố sáng tạo của ứng viên cũng khá được khuyến khích. Giống như khi bạn đi hiệu sách để mua sách vậy. Nếu cuốn sách nào có trang bìa hay, câu mở đầu hấp dẫn thì mới tạo được hứng thú cho bạn để đọc tiếp đúng không.

Vậy ở đoạn mở đầu, ứng viên có thể viết gì? Bạn nên đưa ra một fun-fact thú vị gì đó về chính mình để khiến nhà tuyển dụng ngạc nhiên. Tiếp theo sau,  ở các phần bên dưới bạn hãy phân tích kĩ hơn về nội dung đó và khéo léo liên kết xem làm thế nào để liên kết với yêu cầu của công việc đang ứng tuyển nhé.

Nên có ví dụ cụ thể

Rất nhiều ứng viên trong quá trình tìm việc thì chỉ đọc mỗi tên công việc mà bỏ qua phần Job Description mà đã nộp luôn CV và Letter Cover ứng tuyển rồi. Những Letter Cover của các ứng viên như vậy có nội dung mang tính liệt kê cho có, gần như không có sự gắn kết nào với yêu cầu công việc cả.

Các bạn cần lưu ý mục tiêu của CV và Cover Letter là gì. Nhiệm vụ của nó không chỉ để chứng minh bạn đủ tiêu chuẩn công việc, mà còn phải thể hiện bạn giỏi hơn các ứng viên khác nữa. 

Nếu chỉ liệt kê một loạt kỹ năng, kinh nghiệm đã có thì chẳng có gì khác với nội dung đã viết trong CV cả. Quan trọng là ứng viên phải thêm vào đó câu chuyện cụ thể hoặc công việc, hoàn cảnh cụ thể bạn đã gặp trong công việc. Sau đó hãy phân tích cách mà bạn giải quyết tình huống đó ra sao.

Xem thêm: Resume là gì? Phân việt Resume với CV? Cách viết?

6 bước viết Cover Letter chuyên nghiệp nhất

Bạn nên viết gì trong thư xin việc của mình? Nên trình bày điều đó như thế nào? Có nên viết chi tiết nhất không? Đừng quá lo lắng, hãy tham khảo cách viết cover letter dưới đây nhé!

Cách viết thư ứng tuyển như nào?
Cách viết thư ứng tuyển chuẩn và thu hút nhà tuyển dụng là gì?

B1. Lời chào mở đầu

Lời chào mở đầu này sẽ gửi tới người có liên quan (trực tiếp) đến quá trình ứng tuyển của bạn. Cách viết lời chào mở đầu còn tùy thuộc vào thông tin mà bạn thu thập được từ phía doanh nghiệp đó, cụ thể là thông tin về người/ bộ phận cần gửi thư.

Trong trường hợp chưa  biết tên của người tuyển dụng thì  những cách viết thường thấy nhất đó là: “Dear [Tên công ty]”, “Dear Mr/ Ms…,”,  “Dear Recruiting Team,” hoặc “Dear Hiring Manager,” (có thể thay từ “Dear” thành từ “Kính gửi” nếu bạn viết Cover Letter tiếng việt). Cách viết này về mặt lịch sự thì ổn nhưng sẽ không gây ấn tượng. 

Tốt nhất là hãy cố gắng tìm hiểu hoặc liên hệ trực tiếp đến công ty (dựa trên thông tin đã có). Bộ phận liên quan sẽ sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn (nếu có thể). Khi đã nắm được thông tin cụ thể, hãy ghi rõ “Dear [Tên nhà tuyển dụng],”. 

Việc sử dụng thêm Mr./ Ms./Dr. có thể linh hoạt theo đối tượng người nhận thư xin việc. Đôi khi, chỉ qua một chi tiết nhỏ nhưng đủ để khiến Cover Letter của bạn ấn tượng hơn so với các ứng viên khác.

B2. Viết đoạn mở đầu

Đây là phần đề cập đến vị trí bạn đang muốn dự tuyển và nêu rõ nguồn thông tin nào đã giúp bạn biết đến thông tin tuyển dụng này. Bạn nên trình bày đoạn này ngắn gọn trong 1 – 2 câu là đủ.

Ví dụ: “Tôi được biết quý Công ty đang có nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho vị trí nhân viên Lễ tân tại website Hoteljob.vn và tôi rất quan tâm đến vị trí công việc này.”​

B3. Phần nội dung chính của thư

NTD thông thường sẽ chỉ dành khoảng 30s để đọc lướt Cover Letter của bạn. Vì vậy, đừng nên quá dài dòng mà hãy trình bày cô đọng, súc tích nhưng thật ấn tượng. Đoạn nội dung chính thường gồm từ 1–2 đoạn nhỏ. Ở phần này, bạn nên cố gắng trả lời ngắn gọn và đủ ý các câu hỏi sau đây:

  • Vì sao bạn nghĩ mình là người phù hợp nhất cho vị trí đang tuyển dụng?
  • Bạn đã tích lũy được những kinh nghiệm, điểm mạnh và kỹ năng nào để đáp ứng yêu cầu của công việc này?
  • Lý do khiến bạn mong muốn được làm việc tại đây?
  • Các mục tiêu bạn đặt ra để mang về lợi ích cho công ty là gì?

Ở mục nêu kinh nghiệm, điểm mạnh và kỹ năng, bạn không nên tham quá nhiều. Nêu ngắn gọn nhưng có liên quan chặt chẽ đến công việc ứng tuyển chính là điểm mạnh thu hút công ty. Hãy chọn lựa các điểm nổi bật nhất và nếu có thành tựu cụ thể thì càng tốt. 

Nếu kết quả được thể hiện qua các tài liệu, bằng cấp có liên quan hoặc các con số thì sẽ tạo được điểm nhấn, thuyết phục NTD.

B4. Đoạn cuối thư

Giống phần mở đầu, bạn nên tóm lại vấn đề bằng cách nhấn mạnh một lần nữa lý do bạn là người phù hợp và tại sao bạn quan tâm đến công việc trên. Đồng thời, ở đoạn cuối hãy bày tỏ nguyện vọng được làm việc tại doanh nghiệp và mong được trình bày cụ thể hơn qua buổi phỏng vấn trực tiếp với đại diện của công ty.

Bên cạnh đó, bạn cũng nên cung cấp thông tin liên hệ như: địa chỉ mail, số điện thoại,… để NTD liên lạc được với bạn để hẹn phỏng vấn. Đừng quên cảm ơn người đã dành thời gian xem xét hồ sơ của bạn nhé.

B5. Phần kết và ký tên

Phần này chỉ cần ghi “Trân trọng!” hoặc “Best,”/ “Sincerely,” kèm thời điểm ứng tuyển, sau đó là họ tên đầy đủ của bạn hoặc chữ ký số là xong.

B6. Những thông tin liên quan khác

Khi viết Cover Letter tiếng Anh hay tiếng Việt thì thông tin người gửi, tức là thông tin của bạn, gồm có: họ tên của bạn, địa chỉ, số điện thoại và email,…

Thông tin người nhận, gồm: tên người nhận, vị trí/ chức danh công việc, email, tên công ty,…

Cuối cùng, đừng quên soát kỹ lại mọi thứ một lần nữa để chắc chắn rằng bản Cover Letter của bạn đã hoàn chỉnh, đặc biệt là cấm kỵ việc mắc lỗi dùng từ, lỗi sai chính tả hay lỗi diễn đạt lủng củng bạn nhé!

Hy vọng qua bài viết trên, bạn đã nắm rõ khái niệm Cover Letter là gì, Motivation Letter là gì, Application Letter là gì,… Đồng thời, bài viết còn đưa ra mẫu Cover Letter bằng tiếng Anh, hướng dẫn cách viết Cover Letter tiếng Việt. Những cách viết thư ứng tuyển này sẽ giúp bạn gia tăng cơ hội phát triển sự nghiệp đấy! Ngoài mẫu Cover Letter tiếng Anh – Việt, bạn có thể tham khảo thêm mẫu thư giới thiệu xin việc, thư ứng tuyển viết tay nữa.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *