Chỉ số KPI là thuật ngữ quen thuộc trong các công việc liên quan đến kinh doanh, quản lý, Marketing, nhân sự, dự án… Hãy cùng tìm hiểu về KPI là gì và vai trò của chỉ số này trong bài viết sau đây nhé!
KPI là gì? Key Performance Indicator là gì?
KPI là viết tắt của từ Key Performance Indicator, có nghĩa là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc. Đây là công cụ đo lường hiệu quả công việc của cá nhân, bộ phận hoặc doanh nghiệp thông qua các số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng.
KPI là chỉ số quan trọng để nhà quản lý đánh giá thành tích của từng phòng ban, nhân viên và đưa ra những điều chỉnh phù hợp.
Chỉ số KPI có tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể góp phần vào việc đánh giá thực hiện công việc công bằng, minh bạch hơn và nâng cao hiệu quả công việc của người lao động.
Tại sao KPI quan trọng
Đo lường mục tiêu của bạn
Đây là lý do quan trọng nhất khi thiết lập hệ thống đánh giá KPI đối với mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Chỉ số KPI đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên thực chất chỉ là một phương pháp đo lường các mục tiêu và chỉ tiêu chung.
Ví dụ, mục tiêu của doanh nghiệp là doanh số bán hàng mỗi tháng. Số liệu KPI chỉ ra rằng đội ngũ bán hàng chỉ tạo ra 20% doanh số kỳ vọng thì với vai trò là người quản lý, bạn sẽ nhìn thấy lý do nhóm không đạt doanh số và đưa ra giải pháp đạt được mục tiêu nhanh hơn.
Tạo ra môi trường học hỏi
Bạn có thể đánh giá hiệu quả công việc thông qua KPI nhân viên, đồng thời tạo ra một bầu không khí trao đổi sôi nổi trong công ty của bạn.
Nếu nhận thấy KPI còn tồn tại một số thiếu sót, bạn có thể nói chuyện với các cá nhân hoặc đội nhóm liên quan để sửa đổi (nếu cần) và cách làm việc nhóm để đạt được mục tiêu đề ra.
Tiếp nhận các thông tin quan trọng
Thông qua đánh giá KPI, bạn có thể thấy được bức tranh tổng quan trực tiếp về hiệu suất chung của công ty. Các dữ liệu thời gian thực mà KPIs cung cấp cho phép bạn điều chỉnh hệ thống vào cuối mỗi tháng để đạt được mục tiêu.
Đây cũng là nguồn thông tin quan trọng giúp bạn “đánh bại” đối thủ cạnh tranh. Ví dụ, một số công ty dược phẩm đã công bố KPI về hoạt động bảo vệ môi trường của doanh nghiệp lên trang web để nâng cao uy tín trước tình trạng biến đổi khí hậu toàn cầu hiện nay.
Khuyến khích tinh thần trách nhiệm
Các số liệu của KPI sẽ giúp bạn đưa ra quyết định chính xác về nhân viên, ví dụ họ làm việc kém hiệu quả là vì hay đi muộn về sớm hoặc thiếu sự gắn bó với công ty… KPI nhân sự sẽ khuyến khích tinh thần trách nhiệm của cả người lao động và người sử dụng lao động để đạt được mục tiêu chung.
Nâng cao nhuệ khí
Lương thưởng KPI là một trong những động lực làm việc của nhân viên. Không nên đặt ra các mục tiêu mà chỉ có thể đạt được một lần một quý hoặc một năm một lần.
Một hệ thống KPI tốt cần cân bằng giữa vai trò lãnh đạo với hiệu suất của nhóm. Người quản lý cần đặt ra các tiêu chí KPI theo từng thời điểm và khiến nhân viên tập trung hoàn thành các mục tiêu của KPI. Đồng thời, sử dụng thông tin này để theo dõi tiến bộ của nhân viên và tìm ra phương pháp tăng sự hài lòng đối với công việc.
Phân loại chỉ số KPI
KPI kinh doanh
Chỉ số KPI trong sản xuất, kinh doanh giúp đo lường sự thành công của các mục tiêu dài hạn thông qua các chỉ số như:
- Doanh thu mục tiêu
- Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu hàng tháng
- Tỷ suất lợi nhuận trung bình
- Tỷ lệ chốt đơn hàng
- Số lượng và giá trị đơn hàng hàng tháng
KPI tài chính
KPI tài chính thể hiện tình hình công ty trên phương diện doanh thu và lợi nhuận, thường được giám sát bởi lãnh đạo của tổ chức và bộ phận tài chính, thông qua phần mềm quản lý và đánh giá KPI.
Các chỉ số về KPI tài chính như:
- MRR (Doanh thu định kỳ hàng tháng)
- Biên độ lợi nhuận
- Dòng tiền hoạt động (OCF)
- Vốn lưu động
- Tỷ lệ vốn hiện tại
- Biến động ngân sách
KPI bán hàng
Đây là chỉ số KPI cho nhân viên bán hàng dùng để theo dõi khả năng làm việc và kết quả doanh thu tăng trưởng hàng tháng của các nhân viên, bộ phận trong công ty.
Một số chỉ số về KPI bán hàng phổ biến:
- Doanh thu bán hàng hàng tháng
- Tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng
- Chi phí trên mỗi đơn hàng
- Giá trị vòng đời khách hàng
KPI tiếp thị
Giúp các Marketer theo dõi hiệu quả của các hoạt động truyền thông trong việc tiếp cận khách hàng tiềm năng mới.
Một số chỉ số về KPI tiếp thị:
- Số lượt truy cập website
- Chi phí trên mỗi đơn hàng
- Số lượng khách hàng tiềm năng
- Kênh truyền thông
- Tỷ lệ chuyển đổi
KPI quản lý dự án
Được các nhà quản lý sử dụng để theo dõi tiến độ của dự án và phần trăm hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.
Một số chỉ số về KPI quản lý dự án:
- Giá trị theo kế hoạch
- Chi phí thực tế
- Giá trị thu được
- Biến động chi phí
- Sự chênh lệch về thời gian
Làm thế nào để lựa chọn đúng KPI
Xác định mục tiêu kinh doanh cụ thể
Mỗi chỉ số KPI phải đo lường được và gắn với việc hoàn thành các mục tiêu cụ thể. Bạn nên tập trung vào một số chỉ số quan trọng, tránh lan man và đảm bảo mọi yếu tố kinh doanh đều đáp ứng tiêu chí SMART.
Lựa chọn KPI cho từng ngành, từng thời điểm
Mỗi ngành công nghiệp, mỗi giai đoạn tăng trưởng của dự án, công ty đều có các chỉ số KPI khác nhau. Chỉ số này sẽ thay đổi khi công ty bạn phát triển và mở rộng quy mô để phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp và đội ngũ nhân sự.
Các bảng tính và đánh giá KPI của từng giai đoạn có thể cung cấp cái nhìn tổng quan về xu hướng lịch sử, tiến bộ và các kinh nghiệm trước đó. Bạn không nên lãng phí nguồn thông tin này để làm bàn đạp duy trì tăng trưởng bền vững trong tương lai.
Tiêu chí “smart” của KPI là gì?
Cụ thể
Cách thiết lập KPI cần phải rõ ràng, cụ thể từng hạng mục như: Tên chỉ số, Công thức tính, Nguồn thông tin, Trọng số, Đơn vị tính, Số Kế hoạch và Số thực hiện. Bạn không nên gộp tất cả các yếu tố này lại sẽ khiến việc đưa lên phần mềm gặp nhiều khó khăn.
- Tên chỉ số phải ngắn gọn và phản ánh đúng bản chất. Ví dụ: Doanh thu nội địa, Doanh thu xuất khẩu…
- Công thức tính: Trình bày ngắn gọn theo các tham số như Doanh thu, sản lượng…
- Tổng trọng số bằng 100%
- Số kế hoạch: Là con số hoặc mốc thời gian mục tiêu, không trộn lẫn với Đơn vị tính. Ví dụ về KPI với chỉ tiêu Doanh thu, Đơn vị tính = Tỷ đồng, Số kế hoạch = 150.
- Số thực hiện: Là kết quả thực hiện chỉ tiêu cụ thể. Ví dụ, với chỉ tiêu Doanh thu, số thực hiện thực tế trong kỳ là 100 (tỷ đồng).
Đo lường được
Cách xây dựng KPI cho nhân viên cần phải có khả năng đo lường. Tốt nhất là sử dụng các phần mềm quản lý sẵn có như ERP, CRM hay Quản lý sản xuất… hoặc phải chỉ rõ nguồn dữ liệu.
Nếu chỉ tiêu KPI chưa có phương thức đo lường trước đó thì cần bổ sung. Ví dụ: Tỉ lệ khách hàng hài lòng, chưa có đánh giá trong quá khứ thì phải bổ sung ngay vào bảng Khảo sát khách hàng.
Xem thêm: QS là gì? Yếu tố mang đến sự thành công cho kỹ sư dự toán
Có thể đạt được
Không nên đặt mục tiêu thách thức hơn mức bình thường quá nhiều, mà phải đảm bảo nằm trong khả năng của công ty hay bộ phận.
Thực tế
Luôn lường trước mọi khả năng có thể tác động đến việc hoàn thành mục tiêu. Ví dụ, đại dịch Covid-19 đã làm ảnh hưởng lớn đến mục tiêu của hầu hết doanh nghiệp, cần điều chỉnh phù hợp khi lập kế hoạch.
Có thời gian cụ thể
Cách tính KPI phải đi liền với mốc thời gian cụ thể, thường là theo tháng, quý, năm, hoặc một mốc cụ thể trong năm.
Trên đây là tổng hợp kiến thức cần biết về chỉ số KPI. Dù là nhân viên hay quản lý, đều cần nắm rõ về chỉ số này. Hiểu được KPI nghĩa là gì sẽ giúp các cá nhân và doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ và hiệu quả hơn tình kinh doanh thực tế.
