Với những người đã bước vào môi trường làm việc tại công sở hẳn đã không còn bỡ ngỡ về thuật ngữ deadline là gì hay nỗi sợ chạy deadline, bị trễ deadline. Cùng tìm hiểu những thông tin thú vị về deadlines như: khái niệm deadline nghĩa là gì, cách hoàn thành công việc đạt hiệu quả là gì trong bài viết sau để hoàn thành công việc tốt nhất nhé!
Khái niệm deadline là gì đã không còn xa lạ với những người làm việc trong môi trường doanh nghiệp. Đây là một thuật ngữ được dùng trong đa dạng các lĩnh vực, ngành nghề, giúp đảm bảo hoàn thành công việc không bị quá hạn và thúc đẩy cá nhân làm việc thật tập trung và nhanh chóng.
Có nhiều bạn không biết khái niệm deadline nghĩa là gì và bị nhầm lẫn giữa deadline và dateline vì chúng cùng liên quan đến hạn chót hoàn thành công việc. Bạn nên phân biệt rõ ràng cả hai thuật ngữ này để sắp xếp hoàn thành công việc một cách hợp lý và đạt hiệu quả cao nhất.
Deadline là gì?
Deadline dịch sang tiếng Việt nghĩa là thời hạn kết thúc, tuy nhiên thuật ngữ này nhằm nói đến thời gian hoàn thành công việc cụ thể, được quy định ở một thời điểm nhất định nào đó.
Hiện nay, hầu như ngành nghề nào cũng sử dụng deadline trong công việc nhằm để thúc đẩy người lao động hoàn thành công việc kịp thời. Deadline là mục tiêu giúp nhân viên ở các ngành nghề triển khai thực hiện nhiệm vụ một cách rõ ràng, nhanh chóng, không bị quá hạn chót.
Từ đó, việc chậm trễ hạn chót, chạy deadline quá hạn hay bị “deadlines dí” đã trở thành nỗi sợ hãi, ám ảnh thường xuyên của mọi nhân viên.
Dateline là gì?
Để phân biệt được sự khác nhau giữa 2 khái niệm deadlines và dateline là gì, ta cần hiểu rõ định nghĩa của từ date line là gì trước đã. Date line là từ dùng để chỉ mốc thời gian, múi giờ cụ thể. Nói cách khác, dateline là thời hạn mà bạn phải làm xong công việc nào đó.
Ví dụ: “Ông A có một cuộc họp vào lúc 9h ngày x tháng x năm xxxx” thì đây là Dateline. Còn Deadline là khi “Ông A phải nộp báo cáo trước 9h ngày x tháng x năm xxxx”.
Như vậy, thông qua khái niệm date line là gì, có thể thấy deadline chỉ được hoàn tất khi chúng ta hoàn tất dateline. Nếu biết cách tận dụng, deadlines sẽ trở thành công cụ hỗ trợ hiệu quả khiến công việc của bạn không bị quá hạn chót.
Deadline tốt hay xấu?
Ngoài việc tạo ra áp lực, deadline có nhiều chức năng hữu dụng nhất định giúp bạn hoàn thành công việc của mình. Nó trở thành mục tiêu để nhân viên cũng như người quản lý tiện theo dõi và thực hiện đúng kế hoạch đề ra mà không bị quá hạn.
Deadline còn góp phần tạo nên sự tin tưởng giữa đối tác và người lao động, giúp đối tác thấy được sự hiệu quả công việc của bạn. Ngoài ra, khi đảm nhiệm vị trí là một người quản lý, deadline sẽ là “vũ khí” tâm lý để cho bạn thúc đẩy nhân viên của mình làm việc tốt hơn.
Phân biệt Deadline và Dateline
Thực tế hiện nay, rất nhiều bạn bị nhầm lẫn, không phân biệt được dateline và deadlines. Lý do chính gây ra sự hiểu sai này là vì cách phát âm của hai từ này khá giống nhau. Cùng mang ý nghĩa nói về thời gian, thế nhưng, dateline và deadlines lại là hai thuật ngữ hoàn toàn khác biệt.
Nếu dateline nói tới mốc thời gian xảy ra một sự kiện nào đó, thì deadline cho bạn biết thời hạn để kết thúc một công việc. Bất kể dự án nào cũng sẽ được giao một thời hạn deadline cụ thể, góp phần đốc thúc nhân viên hoàn thành công việc được giao không bị quá hạn.
Tầm quan trọng của Deadline và Dateline
Tầm quan trọng của Deadline:
Deadlines giúp cho người quản lý công việc sao cho khoa học nhất, đảm bảo các dự án được triển khai hoàn thành đúng tiến độ. Đó là lý do vì sao mà cấp quản lý luôn đặt ra một deadline cụ thể để nhân viên tiến hành thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Từ đó, những nhân viên làm việc có trách nhiệm sẽ biết cách lên kế hoạch và phân bổ công việc sao cho hợp lý, nhiệm vụ nào quan trọng thì làm trước và khả năng hoàn thành mất bao lâu.
Deadline có thể xem như yếu tố tâm lý thúc đẩy quá trình làm việc của mỗi cá nhân, giúp nhân viên tập trung hoàn thành công việc nhanh chóng. Một nhân viên tuân thủ đúng với deadline sẽ thể hiện một năng lực và phong cách làm việc chuyên nghiệp.
Nếu bạn được giao phải hoàn thành deadline trước 3 giờ chiều này, hãy cố gắng sắp xếp thời gian để hoàn tất các nhiệm vụ đó trước ít nhất từ 1 – 2 tiếng so với deadlines. Như vậy thì bạn mới có đủ thời gian để kiểm tra và kịp chỉnh sửa lại báo cáo của mình nếu có sai sót gì.
Tầm quan trọng của Dateline:
Vai trò của mỗi mốc thời gian trong công việc rất quan trọng. Có thể thấy rằng, mốc thời gian thường được hiển thị trong các văn bản, báo cáo, thông báo, lịch làm việc… của nội bộ mỗi doanh nghiệp. Ngoài ra, thời gian còn là các thông tin về khách đặt lịch sử dụng dịch vụ, hay thời gian khách đến/ đi…
Vì vậy, đối với những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ cho khách hàng như nhà hàng – khách sạn, luôn cần nắm chắc thông tin về dateline để chuẩn bị phục vụ khách thật chu đáo, đồng thời phải thông tin đến các phòng, ban, bộ phận có liên quan sao cho thực hiện đúng quy trình phục vụ khách hàng.
Dateline có trong các văn bản, thông báo hoặc báo cáo có vai trò giúp phía người nhận tiện theo dõi lịch trình sự kiện trong khoảng thời gian cụ thể, nhằm tránh tình trạng bỏ sót thông tin.
Cách chạy deadline hiệu quả
Kế hoạch rõ ràng và chi tiết:
Bạn nên tự đặt ra kế hoạch đối với từng giai đoạn thời gian cho mỗi nhiệm vụ. Càng lên kế hoạch chi tiết bao nhiêu thì càng dễ kiểm soát kết quả công việc của mình bấy nhiêu. Bên cạnh đó, nếu lập ra quá nhiều deadline thì cần sắp xếp theo thứ tự các đầu việc ưu tiên cần hoàn thành trước.
Luôn giữ tinh thần quyết tâm ở mức cao nhất, liên tục cố gắng:
Bạn chưa biết phương pháp thật hiệu quả trong việc chạy deadline là gì? Hãy luôn nhớ công việc như một cuộc đua, nếu dừng lại thì bạn sẽ nhận lấy thất bại.
Thương lượng thời gian:
Hãy chủ động xác định khoảng thời gian hợp lý để hoàn tất công việc và đảm bảo khả năng bản thân mình có thể hoàn thành như dự kiến. Bạn không thể lên kế hoạch hoàn thành khối lượng công việc của 30 ngày chỉ trong 3 ngày. Như vậy chỉ khiến cho bản thân sớm thấy chán nản ngay từ ngày đầu mà chẳng giải quyết được nhiệm vụ nào cả.
Ghi chú thông báo:
Hãy sử dụng các biện pháp ghi chú và nhắc nhở bản thân tập trung tiến hành công việc theo điều đó. Như vậy thì bạn mới có thể đảm bảo công việc luôn đi theo đúng lộ trình đặt ra lúc đầu.
Lựa chọn đội nhóm/công cụ hỗ trợ phù hợp để hoàn thành tốt kế hoạch:
Nếu yêu cầu công việc là làm việc theo hình thức đội nhóm, nếu có thể thì hãy chọn kết hợp cùng những đồng đội phù hợp nhất với bạn. Họ là người có khả năng lắng nghe ý kiến của mọi người để cùng tìm ra giải pháp hiệu quả nhất, nâng cao hiệu quả làm việc của nhóm để hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ được giao.
Yêu cầu trợ giúp:
Đôi lúc bạn sẽ gặp những trường hợp phát sinh rủi ro vượt ngoài tầm kiểm soát của mình. Những lúc như vậy, hãy đừng ngần ngại khi yêu cầu được trợ giúp. Mọi sự giúp đỡ kịp thời đến từ đồng nghiệp hoặc lãnh đạo khiến bạn giảm đi phần nào gánh nặng công việc. Yêu cầu được trợ giúp trong trường hợp cần thiết sẽ giúp bạn sớm có thể hoàn thành deadlines mà không bị quá hạn.
Những sai lầm khi lập Deadline
Chồng chéo deadline
Mỗi vị trí công việc khác nhau sẽ tương ứng với thời gian thực hiện và hoàn thành khác nhau. Tuy nhiên, đôi khi nhân viên sẽ bị trùng các deadlines với nhau (nhất là vào những giai đoạn cao điểm). Vì vậy, không nên bỏ qua việc ghi chú, hệ thống lại công việc theo ngày, tháng, quý, năm để luôn chủ động sẵn sàng điều chỉnh hoặc đưa ra yêu cầu được hỗ trợ kịp thời.
Deadline không sát thực tế
Nếu đưa ra các deadlines không khả thi với khả năng, điều kiện thực tế thì bạn sẽ phải đối mặt với viễn cảnh phải làm quá sức, dẫn đến tâm lý chán nản và chất lượng công việc đi xuống, không được như ý muốn.
Bắt chước người khác
Việc tự đặt deadlines một cách rập khuôn theo người khác mà không dựa trên năng lực, hoàn cảnh, điều kiện thực tế của mình sẽ đẩy chính bản thân bạn vào thất bại. Tùy vào khả năng của mỗi cá nhân, đội nhóm cùng trang thiết bị hỗ trợ mà thời gian hoàn thành công việc của mọi người sẽ khác nhau.
Deadline không phù hợp với tính chất công việc
Đối với những công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, nhất quán thì việc lập ra deadlines chỉ làm uổng phí thời gian của bạn mà kết quả vẫn không như ý muốn.
Không chia giai đoạn deadline phù hợp
Sai lầm này sẽ khiến cho bạn bị mất kiểm soát tiến độ công việc. Chia làm những giai đoạn nhỏ trong quá trình thực hiện deadlines, bạn sẽ có thể hệ thống, đánh giá, phân phối sức lực, tài nguyên mình có một cách hợp lý.
Tiêu chí đánh giá Deadline là gì?
Dựa trên số lượng công việc:
Dựa trên khả năng hoàn thành cũng như năng lực của từng cá nhân mà số lượng hoàn thành công việc của họ là không giống nhau. Vậy nên yếu tố này sẽ được đánh giá theo tiêu chí “không làm việc”. Trong trường hợp nhân viên không làm việc hoặc làm việc riêng trong giờ hành chính sẽ bị trừ điểm khoảng từ 0.5 – 1 điểm.
Dựa trên chất lượng công việc:
Về chất lượng công việc, đảm bảo mọi tiêu chí đặt ra về chất lượng, nếu nhân viên đáp ứng được toàn bộ các yêu cầu thì sẽ được xem là đã hoàn thành công việc.
Nếu mỗi công việc được giao không hoàn thành đúng về mặt chất lượng yêu cầu của công ty hoặc khách hàng sẽ bị trừ khoảng 0.5 -1 điểm tùy mức độ. Với các trường hợp gây tổn hại nghiêm trọng đến công ty sẽ bị phạt nặng hơn.
Theo tiến độ công việc:
Những công việc được giao phải đảm bảo theo đúng yêu cầu về tiến độ, những trường hợp bị quá hạn vì lý do bất khả kháng thì không xét theo quy định này.
Trong trường hợp xác định công việc không thể hoàn thành kịp tiến độ được giao, nhân viên phải báo trước cho quản lý trước tối thiểu 2 tiếng.
Với mỗi công việc thực hiện không tuân thủ thời hạn bị trừ 0.5 điểm, đối với trường hợp bị quá hạn nghiêm trọng (quá hạn 5 ngày hoặc gây thiệt hại về tài sản, uy tín của doanh nghiệp) thì bị trừ 1 điểm.
Theo tác phong làm việc:
Yêu cầu về tác phong làm việc nhanh nhẹn, nhiệt tình và tận tâm với công việc trong mỗi trường hợp khác nhau. Nếu nhân viên không đáp ứng được yêu cầu sẽ bị trừ 0.5 điểm. Như vậy thì người lao động sẽ hình thành một tác phong làm việc chuyên nghiệp trong suốt quá trình làm việc.
Với những thông tin hữu ích được chia sẻ qua bài viết này, hy vọng bạn đã có thêm kiến thức về 2 khái niệm deadline là gì, dateline là gì để ứng dụng vào thực tế cho phù hợp nhất, trước khi bước vào môi trường làm việc chuyên nghiệp.
