BPO là dịch vụ giúp mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Để hiểu rõ về bản chất của dịch vụ BPO là gì, cũng như những lợi ích, rủi ro mà chúng mang tới cho doanh nghiệp mời bạn đọc cùng chúng tôi tham khảo ngay bài viết sau đây!.
BPO là gì?
BPO là từ được viết tắt bởi cụm từ Business Process Outsourcing, dùng để mô tả quá trình thuê ngoài kinh doanh hoặc gia công quy trình kinh doanh ở bên ngoài.
Thuật ngữ BPO xuất hiện từ ngành công nghiệp sản xuất, các công ty sản xuất sẽ thuê một công ty khác để thực hiện các quy trình dựa trên kế hoạch cụ thể. Nếu như bộ phận trong chuỗi cung ứng của công ty bạn không có kinh nghiệm chuyên môn để tạo ra sản phẩm chất lượng cuối cùng thì có thể thuê một công ty khác có chuyên môn để hoàn thành quy trình sản xuất sản phẩm.
Những loại hình phổ biến của BPO
BPO Front Office
Dịch vụ BPO Front Office tập trung vào chức năng tương tác trực tiếp với khách hàng.
Ví dụ: Nhân viên BPO Front Office thuộc bộ phận quản lý bán hàng sẽ có nhiệm vụ trực tiếp tạo ra doanh thu, xử lý phản hồi của khách hàng. Vì thế, chúng đòi hỏi người nhân viên phải có kỹ năng giao tiếp, cùng như có kiến thức về sản phẩm/dịch vụ, đặc biệt cần phải thấu hiểu được nhu cầu của người dùng.
BPO Front Office sẽ đảm nhiệm các nhiệm vụ sau:
- Chăm sóc khách hàng
- Bán hàng, Marketing
- Quan hệ công chúng
- Giải quyết quan tâm của khách hàng
- Quản lý đơn hàng
- Hỗ trợ kỹ thuật, bộ phận hỗ trợ, giúp đỡ dịch vụ tận tình,…
Hiện nay, BPO Front Office còn cung cấp những dịch vụ khác như: nghiên cứu thị trường, hỗ trợ khách hàng, duy trì mối quan hệ với khách hàng, quản lý phương tiện truyền thông xã hội, trợ lý ảo,…
BPO Back Office
Những công việc của một BPO Back Office liên quan đến việc hỗ trợ các bộ phận kinh doanh nội bộ như:
- Phân tích, kiểm toán, thực hiện báo cáo tài chính
- Quản lý dữ liệu
- Kiểm tra, phát triển phần mềm
- Lập hóa đơn, Quản lý hồ sơ
- Quản lý tài sản, lập ngân sách
- Chức năng nhân sự
- Công nghệ thông tin
- Truyền thông nội bộ
- Đánh giá rủi ro
- Quản lý ROI và CRM.
Mặc dù không có sự tương tác giữa nhân viên BPO Back Office với khách hàng, nhưng họ lại tham gia vào quy trình tại văn phòng để giúp cho công việc được vận hành trơn tru, đảm bảo hiệu suất.
Nhập liệu BPO
Đây là dịch vụ giúp mã hóa thông tin từ các định dạng như: Bảng tính, tài liệu viết tay, mã dãy số,… vào máy tính hay thiết bị điện tử khác bằng phần mềm CRM. Công việc này giúp hỗ trợ doanh nghiệp, đồng thời tiết kiệm thời gian và nhân lực cực tốt.
Xem thêm: OD là gì? Tìm hiểu ý nghĩa của OD trong các lĩnh vực
Việc thực hiện nhập liệu BPO đòi hỏi tính chính xác cao, nên để làm tốt công việc các BPO cần phải sở hữu nhiều kỹ năng chuyên môn, cũng như cần kết hợp với nhiều kĩ năng như: sức khỏe tốt, tay chân nhanh nhẹn, tập trung cao độ,…
Lợi ích vượt trội mà BPO mang đến cho doanh nghiệp
Lợi ích tài chính
Đây là lợi ích đầu tiên mà chúng ta phải nói đến khi sử dụng dịch vụ BPO. BPO giúp các doanh nghiệp có thể tiết kiệm được tối đa nguồn chi phí sản xuất. Các công ty mang tới dịch vụ dịch vụ BPO có thể thực hiện quy trình kinh doanh theo yêu cầu của bên thuê với mức chi phí hợp lý mà vẫn có thể đảm bảo được chất lượng của sản phẩm.
Sẵn có chuyên gia với nhiều kinh nghiệm
Việc tuyển dụng nhân sự mới vào trong quy trình sản xuất sẽ khiến các doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian, cũng như chi phí để đào tạo. Nhưng nếu như bạn thuê dịch vụ quy trình kinh doanh của đơn vị khác thì họ đã có sẵn các chuyên gia giàu kinh nghiệm để thực hiện công việc tốt nhất.
Việc sử dụng các dịch vụ thuê ngoài kinh doanh giúp các doanh nghiệp có thể giải quyết được các khó khăn trong việc tuyển dụng, cũng như đào tạo nhân lực mới.
Tính linh hoạt
Hợp đồng thuê các công ty BPO vô cùng linh hoạt, đâu là được các doanh nghiệp quan tâm. BPO giúp doanh nghiệp thay đổi linh hoạt các cách hoàn thành quy trình kinh doanh thuê ngoài.
Nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể phản ứng tốt hơn với sự thay đổi bất thường trong động lực thị trường.
Chất lượng sản phẩm cao, đảm bảo hiệu suất tốt
Việc dùng dịch vụ từ BPO giúp cho doanh nghiệp của bạn cải thiện được chất lượng sản phẩm với hiệu suất cao. Bởi các bên cung cấp BPO có thể tập trung tiến hành công việc, kinh doanh cốt lõi mà họ đã được thuê . Nhờ vậy khiến họ có thể tập trung vào công việc với những sáng kiến công việc phù hợp.
Qua đó đảm bảo cho công việc có được độ chính xác cao và hiệu suất tốt nhất.
Nguồn tham khảo phản hồi của khách hàng
Các bên cung cấp BPO sở hữu bộ phận chăm sóc khách hàng, họ cũng sẽ thường xuyên liên hệ với khách hàng. Đây là đội ngũ trực tiếp nhận các phản hồi, đánh giá của khách hàng về chất lượng sản phẩm.
Những ý kiến phản ánh này có thể cải thiện được chất lượng sản phẩm, đảm bảo đáp ứng đúng nhu cầu, cũng như mong muốn của khách hàng.
Tiếp cận nhanh với các đổi mới trong quy trình
Để đầu tư vào các thiết bị hay phần mềm mới sẽ tốn một khoản chi phí cực lớn. Ngoài ra, điều này còn chứa đựng nhiều rủi ro với các doanh nghiệp nhỏ và vừa khi sở hữu nguồn ngân sách chưa ổn định.
Thuê dịch vụ kinh doanh bên ngoài giúp các doanh nghiệp tiếp cận được đến với các công nghệ chuyên môn hiện đại, từ đó cải thiện được tốc độ làm việc, cũng như chất lượng của sản phẩm. Nhờ đó mà doanh nghiệp có thể tiếp cận được một cách nhanh nhất với những đổi mới trong quy trình.
Rủi ro của BPO đối với các doanh nghiệp
Cùng với những lợi ích vượt trội đã kể trên thì BPO cũng tiềm ẩn một số rủi ro cũng như các nhược điểm sau đây:
- Tốn kém nhiều chi phí hơn bởi doanh nghiệp không dự đoán được một cách chính xác số lượng công việc họ phải bàn giao cho bên BPO. Cho nên nhiều trường hợp doanh nghiệp mất nhiều chi phí hơn khi dùng dịch vụ thuê ngoài nếu như khối lượng việc cần thuê ngoài quá nhiều.
- Vi phạm an ninh, bởi vì khi dùng dịch vụ BPO, doanh nghiệp cần tạo kết nối công nghệ với bên cung ứng BPO. Chính điều này có thể gây ảnh hưởng bởi những tác động xấu từ bên ngoài. Việc thường xuyên trao đổi thông tin quan trọng trong quá trình kinh doanh cũng cũng sẽ có rủi ro vi phạm an ninh tiềm ẩn.
- Có tâm lý phụ thuộc quá nhiều vào BPO để có thể hoàn thành công việc. Việc biết cách quản lý điều hành vô cùng quan trọng để nhằm đảm bảo cho công việc được diễn ra chính xác, phù hợp với chi phí. Đồng thời tránh gặp khó khăn khi đưa hoạt động trở lại trong nội bộ doanh nghiệp.
- Thách thức về mối quan hệ: chắc chắn sẽ không thể tránh khỏi việc khó khăn khi trao đổi công việc và thỏa thuận với các bên cung cấp BPO sevices. Phong cách làm việc giữa 2 doanh nghiệp khác nhau sẽ cảm trở việc xây dựng quan hệ hợp tác vững chắc, lâu dài.
Như vậy, nhưng thông tin mà chúng tôi mang tới trên đây đã giúp bạn đọc trả lời được cho câu hỏi bpo là gì, cũng như những lợi ích và rủi ro mà BPo mang tới cho các doanh nghiệp hiện nay. Qua đó, giúp các doanh nghiệp có được sự lựa chọn sao cho phù hợp nhất với mình.
